Kun Excel johtaa harhaan

Nykypäivän johtajien keskeiset työkalut ovat PowerPoint ja Excel. Excel avataan, kun jotakin täytyy johtaa, mitata, luokitella, hahmottaa. Sillä voi tehdä monenlaista, ja oikein käytettynä se on ihan kelpo työkalu. Silti, yksi keskeisistä modernin maailman riskeistä liittyy Excelin kautta johtamiseen.

Excel-taulukot sisältävät virheitä ja yksinkertaistuksia, mutta houkuttavat luottamaan itseensä

Tutkimusten mukaan suurin osa (88%) Excel-taulukoista sisältää virheitä. Sen lisäksi, että taulukoita rakentavat, muokkaavat ja korjailevat ihmiset tekevät virheitä, myös Excel itse on tunnettu tavastaan muuttaa varoittamatta sille syötettyjä arvoja.

Lähdettäessä tekemään johtopäätöksiä olemassa olevan taulukon perusteella, on myös suunnattoman tärkeää ymmärtää, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla se on rakennettu. On taulukoita, jotka sisältävät eksaktia dataa. On taulukoita, jotka sisältävät vanhentunutta dataa. Ja on taulukoita, joiden ei koskaan ollut tarkoituskaan antaa täsmällistä käsitystä mistään, vaan ainoastaan auttaa hahmottamaan tiettyjen asioiden suhteita tai suuruusluokkia. Tosielämän ilmiöitä kuvatessa tehdään käytännössä aina jotain yksinkertaistuksia, ja tilanteesta riippuu, kuinka herkästi ne johtavat harhaan.

Tämä on ongelmallista siksi, että ihmisillä näyttää olevan taipumus pitää numeroita totuutena. Jos jonkin asian kuvaamiseen on annettu lukuarvo, sitä asiaa arvioidaan juuri sen kyseisen lukuarvon perusteella, ja hyvin harva osaa kyseenalaistaa eteensä tulevia numeroita.

Excel-taulukot houkuttavat osaoptimointiin ja käyttämään yksinkertaistettuja malleja

Kun asioita järjestellään numeroiksi Exceliin, saadaan käsitystä vaikkapa siitä, miten suuri osa budjetista kuluu mihinkin osakokonaisuuksiin. Haaste tulee siitä, että siinä Excelissä harvoin avataan tarkkaan, mitä kaikkea minkäkin numeron takana on, ja mitkä numerot vaikuttavat toisiinsa.

Esimerkiksi, joitakin vuosia sitten eräs pieni espoolainen päiväkoti painostettiin luopumaan omasta keittäjästä, koska katsottiin, että päiväkodin henkilöstömitoitus suhteessa lasten määrään ei ollut perusteltavissa. Henkilöstökuluja piti saada alas. Päiväkoti noudatti neuvoa, ja alkoi tilaamaan ruoan valmiina. Keittäjän tilalle oli kuitenkin pakko palkata laitosapulainen, koska kasvatusvastuullista henkilöstöä ei ollut riittävästi huolehtimaan ruoan jakeluun liittyvistä tehtävistä. Laitosapulaisen palkka oli tietenkin selvästi keittäjän palkkaa pienempi, mutta toisaalta ateriapalvelun tarjoama ruoka oli huomattavasti kalliimpaa kuin keittäjän käyttämät ruoka-aineet. Kokonaisuudessaan päiväkodin toimintakustannukset siis kasvoivat.

Vastaavia esimerkkejä Excelillä johtamisesta on paljon. Mm. Orpon hallituksen tehostamissuunnitelmat vaikuttavat vahvasti Excelillä johtamiselta.

Esimerkiksi, hallitus on asettanut tavoitteen pienentää toimeentulotuen menoja. Kuitenkin muihin tukimuotoihin kohdistuvat säästöt ajavat entistä useamman suomalaisen toimeentulotuen varaan, joten toimeentulotukimenot tulevat pienenemään vain budjetti-excelissä, kun tosielämässä ne luultavammin tulevat kasvamaan. Käyty keskustelu omavastuuosuuden asettamisesta toimeentulotuelle (jota käytännössä ei tähänkään asti ole voinut saada jos perheellä on varoja joita voidaan käyttää jotta tullaan toimeen) ja myönnettävän toimeentulotuen määrän pienentämisestä (kun toimeentulotukea ei ole missään vaiheessa myönnetty mitään vakiomäärää, vaan myönnettävä summa perustuu aina yksilöllisiin tarpeisiin, jotka selvitetään syynäämällä kaikki perheen tulot ja menot sekä omaisuus) osoitti lähinnä, ettei oikeistohallituksemme ymmärrä sitä tukijärjestelmää, johon he ovat kohdistamassa leikkauksia. Tai kenties arvioitaessa toimeentulotuen menoja vain euroina, hämärtyy se tosiasia, että niillä myönnetyillä euroilla jonkun pitää ostaa ihan sellaista reaalimaailman ruokaa oman perheensä tarpeisiin, eikä sen hinta ole nyt joustamassa alaspäin.

On myös hyvin kyseenalaista, onko hallituksen leikkauksilla juurikaan positiivisia työllisyysvaikutuksia. Ensiksikin, he poistavat tukia joilla nimenomaan on poistettu kannustinloukkuja työn vastaanottamiselta. Myös ansiosidonnaisen työttömyysturvan työssäoloehdon pidentämineen täyteen vuoteen on mitä mainioin tapa huolehtia, että opettajien sijaisia, koulunkäyntiavustajia ja kerho-ohjaajia on jatkossa entistä vaikeampi löytää. Toki tukijärjestelmän kankeuttaminen lisää KELA:n virkailijoiden työmäärää, mutta heidän palkkaamisensa tuskin kompensoi sitä vahinkoa, joka nyt työllistämistä hankaloittamalla aiheutetaan.

Lisäksi Valtiovarainministeriössä on jo huomattu, että leikkausten oletetut työllisyysvaikutukset laskettiin jokaiselle leikkaukselle erikseen, vaikka leikkaukset kohdistuvat samoihin ihmisiin. Koska yksi ihminen pystyy työllistymällä pienentämään työttömien määrää vain yhdellä, on VM jo pienentänyt arviotaan työllisyystoimien vaikuttavuudesta.

Tässä vaiheessa hämmästyttää lähinnä se, miten vahvana myytti oikeiston talousosaamisesta edelleen elää tässä maassa.